Políticas de Tratamiento de Información y/o de Datos Personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CÓDIGO: OQ04-V1

F.A.: 20/ABR/2017

Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información:

1. Finar Ltda, domicilio en Cúcuta, dirección: Ave 0 16-47 ofc 202 Caobos, correo electrónico: info@finar.co y teléfono (57-7) 5715644.

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando no se haya informado mediante el aviso de privacidad.

3. Derechos que le asisten como Titular.

4. Persona o área responsable de la atención de peticiones: Luz Stella Vargas, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información: 20/04/2017 y período de 20 años y/o según la permanencia del contrato, vigencia de la base de datos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.”

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE FINAR LTDA

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, a sus Decretos 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y al Decreto 1759 de 2016 y a las circulares emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio FINAR LTDA. adopta la política para el tratamiento de datos personales, para regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, esta política será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que se vayan obteniendo en el futuro dentro de las actividades propias de la Empresa.

El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales sus derechos, los procedimientos y mecanismos definidos por FINAR LTDA. para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa.

1. ALCANCE

La Política de FINAR LTDA. abarca los aspectos administrativos, operativos, técnicos organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la Empresa.

2. MARCO NORMATIVO

• Ley 1581 de 2012 mediante la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos
• Personales.
• Circular 002 3 de noviembre de 2015
• Decreto 1759 de 2016
• Decreto único 1074 de 2015
• Decreto 886 de 2014
• Decreto 1377 de 2013
• Ley 1581 oct 17, 2012
• Resolución 35315
• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
• Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional
• Sentencia de Constitucionalidad C–748 de 2011 mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

4. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:

Los datos personales que la FINAR LTDA. recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

1. 1. En relación con la naturaleza y las funciones propias de la FINAR LTDA.:

Para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para fortalecer sus relaciones con terceros, solicita, recolecta, almacena, utiliza, circula y suprime datos de carácter personal. Los datos personales contenidos en bases de datos podrán ser tratados de manera automatizada o manual. Son bases de datos manuales los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física y bases de datos automatizadas aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.

1. 2. En relación con el funcionamiento de la FINAR LTDA..

      1. Recurso Humano:

El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la FINAR LTDA. (incluye, entre otros, empleados, exempleados, practicantes, pasantes y aspirantes a cargos).

1. 1. 2. Proveedores y Contratistas de la FINAR LTDA.:

El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de Compras de productos o servicios que FINAR LTDA. requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.

• Registro de proveedores de la Compañía.

• Registro de clientes de la Compañía.

• Envío de correos electrónicos y/o mensajes de texto informando el estado del trámite de solicitud de productos y servicios que solicita FINAR LTDA.

• Envío de correos electrónicos y/o mensajes de texto para desarrollar actividades de mercadeo, estadísticas, investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.

• Atención de requerimientos judiciales o administrativos.

• Cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

1. 1. 3. Seguridad en instalaciones de la FINAR LTDA.

El Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de FINAR LTDA. y a su cargo.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

1. 1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FINAR LTDA. como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

   2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FINAR LTDA. como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

   3. Ser informado por FINAR LTDA. como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.

   4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

   5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

   6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. DATOS SENSIBLES

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por FINAR LTDA., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

7. DATOS DE MENORES DE EDAD

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por CUALQUIER MEDIO QUE PUEDA SER OBJETO DE CONSULTA Y VERIFICACIÓN POSTERIOR.

9. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. 1. Información requerida por FINAR LTDA. en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

   2. Datos de naturaleza pública.

   3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

   4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

   5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

11. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

1. 1. Consultas

Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

1. 2. Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de esta Empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante FINAR LTDA., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

1. 1. 1. Nombre e identificación del Titular.

      2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

      3. La dirección física y electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

      4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

En caso de que FINAR LTDA. no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, FINAR LTDA. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, FINAR LTDA. incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, la FINAR LTDA. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información y periodo de vigencia de las bases de datos de FINAR LTDA.:

12. VIGENCIA

Esta Política rige a partir del 1 de enero de 2016. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.